İşyerlerinde herhangi bir eşyanın kaybolması yani zayi olması durumunda tutulması genellikle beklenen tutanak İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı dır. Bu tutanak ile işyerindeki bir eşyanın yani bir nesnenin kayıp olduğu hakkında resmi bir belge düzenlenmiş olur. Kayıp yada Zayi kelimesi hukuken sebebi belirli olmayan bir şekilde bulunamayan bir şeyi tanımlamaktadır. Kayıp Zayi hırsızlığı bozulmayı kırılmayı kullanılmaz hale gelmeyi işlevini yitirmeyi kapsamaz. Bir şeyin kayıp yada zayi olması onun yok olması bulunamaması anlamına gelmektedir.
İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı birçok sebep ile tutulması gerekli olabilen bir tutanaktır, genel olarak en yaygın kullanım sebebi işyerlerinde kaybolan demirbaşların müdüriyete bildirilmesi ve personelin kaybolan emtia ile sorumlu kalmamalarının tescili anlamına gelmektedir. Bu önemli bir adımdır, bir birim kendilerine zimmetli bir eşya kaybolursa kayıp zayi tutanağı ile durumu tescil etmiş olurlar. İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı bir ceza veya disiplin belgesi değildir. Yalnızca o gün ve saatte o emtianın kaybolmuş olduğunun belgesi anlamını taşımaktadır.
Fakat ilgili kurumun kayıp ve zayiler ile ilgili ilgili emtiayı zimmetinde tutan sorumlusu hakkında bir ceza yada yaptırım uygulaması varsa bu özel durumda ilgili uygulama hayata geçebilir, fakat bu şirket içi bir uygulamadır, İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı kendi başına hiçbir ceza yada yaptırım değildir. Bir nesnenin kaybolduğunun tescili anlamı taşımaktadır.
İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı nın genellikle düzenlenme sebebi kaybın tescili ve yönetime sunulması , kayıp zayi olan eşya ile ilgili herhangi bir resmi işlem yapılacaksa ilgili kuruma beyanı , sigorta tazmin işlemleri için belgeleme , emniyet hukuki işlemler için belgeleme , muhasebeden zayi olan emtia nın düşümü için dayanak belge olması gibi sebepler ile düzenlenmektedir. Ayrıca ISO gibi dökümantasyon standartlarında da gerekli standart formlar arasında yer almaktadır.
Her türlü envanter yönetimi sistemi veya uygulamasında da hiçbirşey kayıtsız ortaya çıkmayacağı ve kayıtsız ortadan yok olmayacağı için kaybolan bulunamayan eksik olan tüm nesneler için İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı düzenlenmektedir. Her şirketin yada kurumun kendi standartları olabilmektedir, biz kabaca tüm kurumların kullanabileceği evrensel bir döküman oluşturup paylaşmaya gayret edeceğiz.
İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı düzenlerken resmi hukuki ve muhasebesel olarak kullanılabilmesi için altında en az 2 yada 3 imza bulunması beklenmektedir. Yani bir kişinin imzaladığı tutanak hukuki çekincelere sahip olduğu için beyan belgesi olarak sair mevzuatta değişik tanımlara sahip olabilmektedir. Bu sebeple tutanağın evrensel normlarda bir tutanak işlevi görmesi için 1 imzacı ve iki şahit gibi değerlendirilebilecek 3 imza ile düzenlenmesi en makul yoldur. Tutanak üzerinde gün ve saat yer almalıdır ve bu gün ve saat tutanağın yazıldığı gün ve saat olarak değil , tutanağı imzalayan kişiler tarafından eşyanın kayıp yada zayi olduğunun farkedildiği tarih ve saat olarak düzenlenmelidir. Yani tutanağa imzacı kişiler tarih ve saat olarak ilgili eşyanın kayıp olduğunun bilincine vardıkları anı tanımlamalıdırlar. Kayıp zayi eşya ile ilgili tüm tanımlayıcı detaylar ve kurum içi detaylar da imza altına alınmalıdır.
Çalınma bozulma kırılma işlevsiz kalma gibi eşya ile ilgili tüm kayıp zayi dışındaki durumlar İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı konusu dışındadır, bu tutanak sadece kaybolduğu o an anlaşılan eşyanın kayıp durumunun tespit ve beyan kaydı olarak mevzuatta anlamı bulunmaktadır. Kayıp Zayi dışında herhangi bir durum için İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı kullanılmamalıdır, gerçek dışı beyan hukuken büyük bir kusurdur.
İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı Örneğini aşağıda bilgilerinize sunuyoruz, burada tarih ve saat zayinin belirlendiği tarih ve saattir, kaybolan birşeyin ne zaman kaybolduğunu kimse bilemez, kaybolduğunun farkına varıldığı tarih ve saat kayıt altına alınır, eşyanın tanımı tam ve doğru ayrıştırıcı olarak yapılmalıdır. Net ifadeler ile ilgili eşyanın kayıp zayi olduğu belirtilmelidir. Şahitler ile birlikte ıslak imzalı olarak düzenlenmelidir ve ilgili kurum müdüriyetine aynı gün teslim edilmelidir. Bu belge dayanağında demirbaş ve muhasebe işlemleri yapılabilecektir.
Yazımızın sonunda İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı word pdf ve html dosya türleri ile indirilebilir olarak paylaşılacaktır.
İşyeri Kayıp Zayi Tutanağı Örneği
İŞYERİ KAYIP / ZAYİ TUTANAĞIDIR.
Tarih :
Saat :
Tutanak Belge No :
Markası :
Modeli :
Eşya Tanımı :
Fiziki Özellikleri :
Demirbaş Numarası :
Seri Numarası :
Zimmet Numarası :
Yukarıdaki bilgilerini sunmuş olduğumuz demirbaş / ticari stok mal belirtilen gün ve saat itibari ile kayıp (zayi) olmuştur. Genel usule göre bulunabileceği her nokta usulünce kontrol edilmiş ve bulunmadığı ve bulunamayacağı kesinleştiği için iş bu tutanak düzenlenmiştir. Kim tarafından alındığı hiçbir yöntem ile tespit edilememiştir.
Tutanağı düzenleyen ve şahit kişiler kayıp / zayi durumunu kabul , beyan ve tescil etmek için bu belgeyi müşterek olarak imza altına almıştır. (Tarih : ...............)
Tutanağı Düzenleyen Şahit 1 Şahit 2
İsim Soyisim İsim Soyisim İsim Soyisim
Görevi Görevi Görevi
İmza İmza İmza