Öncelikle dilekçeyi vereceğiniz makamın ünvanını tam olarak öğreniniz. Aksi halde hiç kimse dilekçenizi işleme koymak zorunda değildir ve itiraz hakkınız olmayabilir. Bazı kurumlar işi kolaylaştırmak için dilekçe metinlerini kendileri çoğaltıp sizden sadece boşlukları doldurmanızı da isteyebilirler. (Önceleri bazı kurumlar, dilekçenin hitap ettiği kurum adının doğru yazılmadığı durumlarda genellikle dilekçeyi geri çevirirdi.)

Dilekçenizi teslim ederken, daha sonra sonucunu kısa sürede öğrenebilmeniz için verdiğiniz belge kayıtlara geçirildikten sonra kayıt numarasını, dilekçeyi verdiğiniz sekreterlikten/bürodan isteyebilirsiniz. Yoğun iş yükü olan dairelerde bu bilgiyi mutlaka öğrenmeniz gerekebilir. Dilekçeyi verdiğiniz tarihi de bir yere not etmeniz faydalı olabilir.

* Dilekçe A4 boyutundaki bir kağıda yazılır.
* Yalnızca siyah veya lacivert tükenmez kalem kullanılır. Bilgisayarda yazılacaksa siyah renkli çıktı yeterlidir. (İdari yazışmalarda olağanüstü bazı durumları belirtmek için kırmızı renk kullanılabilir.)
* Kenar boşlukları, sol ve üst taraftaki boşlukların, karşılarına gelen taraftakilerin iki katı genişliğinde olacak şekilde ayarlanır. Yani sol 2 cm. ise sağ 1 cm., üst 3 cm. ise alt 1,5 cm. olarak ayarlanır.
* Genel kısaltmalar dışında kısaltma kullanılmaz.
* Dilekçe yalnızca makamlara hitaben yazılır. Kişilere hitaben dilekçe yazılmaz.
* Üst makam alt makamdan isterken rica eder, alt makam ise üst makamdan isterken arz eder. Vatandaşlar yalnızca arz eder.
* Arz etmek zaten saygı anlamı içerdiği için saygıyla arz edilmez. Arz etmek saygıyla sunmak demektir.
“Saygılarımla arz ederim.” => “Arz ederim.”
“Gereğinin yapılmasını bilgilerinize arz ederim.”

DİLEKÇEDEKİ ÖĞELERİN YERLEŞİMİ

Genel bir dilekçede 6 temel öğe vardır:

1) Tarih
2) Makam adı (ve gerekirse ili veya açık adresi.)
3) Konu metni
4) İmza
5) Dilekçeyi yazan kişinin adı
6) Dilekçeyi yazan kişinin adresi
                        

Bu öğeler kenar boşlukları belirlendikten sonra içeride kalan alanda, hayali dış çerçeveye yaslanacak şekilde yerleştirilir.

İç bölgenin sağ üst kısmına dilekçenin tarihi GG.AA.YYYY biçiminde yazılır.

Sol alt bölgeye de dilekçeyi yazan kişinin adresi yazılır. Adres yazarken posta kodu biliniyorsa mahalle yazmaya gerek yoktur. Adres açık olmalıdır.

Konu metni kağıdın tam ortasına gelecek şekilde (belki biraz üst tarafta kalabilir) yazılır. Paragraflar girinti ile başlar.

Makam adı da konu metninin üst kısmına, arada normal paragraf boşluğundan biraz daha fazla boşluk kalacak şekilde yazılır ve hitap sonrasına virgül getirilir.

Konu metninin sağ alt tarafına, kenara çok yaklaşmayacak ve metinle arasında bir miktar boşluk kalacak şekilde imza atılır.

İmzanın hemen altına isim yazılır. İsim, soyadı büyük harflerle olacak şekilde yazılır.

Öğe aralarında bırakılacak boşluk miktarı, sayfanın görünümü bozulmayacak biçimde ayarlanabilir.

Bunların dışında ek belgelerin bir listesi yer alabilir. Dilekçe ile birlikte ek belgeler de veriliyorsa adres kısmının hemen üstünde bunlar belirtilmelidir.

Ek 1: 1 adet nüfus cüzdanı fotokopisi
Ek 2: 1 adet adli sicil kaydı

Konu metni içinde eklerin varlığından ve miktarından açıkça bahsediliyorsa bunları bu şekilde ayrıca belirtmeye gerek yoktur. Amaç yalnızca, ilgili makamı eklerin varlığından haberdar etmektir.

Dilekçede başvurulan makamın konu ile gerçekten ilgili olması gerekir. Aşağıdaki dilekçe örneğinde olduğu gibi, hayali makam gerçekten bu işle ilgili olmayabilir. Dilekçeyi, konunun hangi kurum ve makamla doğrudan ilgili olduğunu öğrendikten sonra yazmak gerekir. Eğer makam doğru değilse dilekçenizin işleme alınmayabilir.




31.03.2003



 

                      

İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
ÇEVRE İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞINA,





Bakırköy ilçesi Yenice Mahallesinde yapılan kazılar sonucu çevre kirliliği oluşmuştur. Yaklaşık bir aydır, açılan çukurlar kapatılmadığı için yollarda çamur birikintileri oluşmuştur ve çukurlar cadde trafiğini olumsuz etkilemekte, çevre ve görüntü kirliliğine neden olmaktadır. Bu çukurların en kısa sürede kapatılması gereğini bilgilerinize arz ederim.





(İMZA BURADA)

Adı SOYADI



Adres:
Yenice Mah. Güzel Sok. No: XX/X
Bakırköy/İSTANBUL